Ultimo aggiornamento: 9 settembre 2026
Questa informativa descrive il trattamento dei dati personali degli utenti che richiedono l’attivazione di un memoriale digitale o ricevono un account per gestirlo, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana applicabile.
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è San Martino 2022 Srlu, gestore del sito ilricordo.it. Per domande sul trattamento dei dati o per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a postmaster@ilricordo.it.
2. Dati trattati
In relazione alla richiesta e all’eventuale attivazione del servizio possono essere trattati:
- dati identificativi e di contatto del richiedente, come nome, cognome, email e numero di telefono;
- dati della richiesta, come livello del servizio, durata, note, persona ricordata e cimitero o sito di sepoltura;
- dati dell’account, ruoli, autorizzazioni e associazione al memoriale;
- fotografie, video, testi biografici, ricordi e altri materiali consegnati per realizzare o aggiornare il memoriale;
- dati tecnici strettamente necessari alla sicurezza e al funzionamento del servizio. Per limitare invii duplicati, il modulo crea temporaneamente un’impronta non direttamente leggibile ricavata da email e indirizzo IP, eliminata dopo circa un minuto.
3. Finalità e basi giuridiche
- Gestione della richiesta, preventivo, attivazione e assistenza: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato e del successivo contratto, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR.
- Creazione e gestione dell’account e del memoriale: esecuzione del contratto e delle istruzioni dell’utente.
- Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali: rispetto di obblighi legali, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.
- Sicurezza, prevenzione di abusi e tutela dei diritti: legittimo interesse del titolare a proteggere il sito, gli account e il servizio, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR.
Non vengono svolte attività di marketing sulla base della semplice richiesta di attivazione. Un eventuale utilizzo futuro dei recapiti per finalità promozionali richiederà un’informativa specifica e, quando necessario, un consenso separato.
4. Conferimento dei dati
Nome e cognome del richiedente, email, persona ricordata, cimitero o sito di sepoltura, livello e durata sono necessari per gestire la richiesta. Telefono e note sono facoltativi. Senza i dati obbligatori non è possibile inviare o valutare la richiesta di attivazione.
5. Pubblicazione del memoriale e dati di terzi
I dati del richiedente e le credenziali dell’account non vengono pubblicati. I contenuti del memoriale approvati per la pubblicazione diventano invece accessibili online e possono essere indicizzati dai motori di ricerca. L’utente deve fornire soltanto materiali che può legittimamente utilizzare e deve evitare dati sensibili o immagini di persone viventi prive di un’idonea base giuridica o autorizzazione.
In Italia, i diritti relativi ai dati delle persone decedute possono essere esercitati nei casi e dai soggetti indicati dall’articolo 2-terdecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
6. Modalità del trattamento e destinatari
I dati sono trattati con strumenti informatici e misure organizzative adeguate da personale autorizzato. Possono accedervi, nei limiti necessari, fornitori di hosting, posta elettronica, manutenzione e assistenza tecnica, consulenti amministrativi o legali e autorità pubbliche quando previsto dalla legge. I fornitori che trattano dati per conto del titolare sono vincolati da obblighi di protezione dei dati.
Eventuali trasferimenti verso Paesi esterni allo Spazio economico europeo avvengono nel rispetto del Capo V del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza o di garanzie appropriate.
7. Conservazione
- le richieste che non conducono all’attivazione sono conservate per il tempo necessario a gestire il contatto e comunque, di regola, non oltre 12 mesi dall’ultima comunicazione;
- i dati dell’account e del memoriale sono conservati per la durata del servizio acquistato e per il tempo necessario alla chiusura del rapporto;
- i documenti amministrativi, contabili e contrattuali sono conservati per i periodi previsti dalla legge, normalmente fino a 10 anni;
- i dati necessari alla tutela di un diritto possono essere conservati fino alla definizione dell’eventuale controversia.
8. Diritti dell’interessato
L’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati quando applicabile e opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. Le richieste possono essere inviate a postmaster@ilricordo.it. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
9. Decisioni automatizzate e minori
Non vengono adottate decisioni esclusivamente automatizzate né svolte attività di profilazione. Le richieste di attivazione devono essere inviate da persone maggiorenni; chi agisce per un minore deve esserne genitore o tutore legale.
10. Aggiornamenti
Questa informativa può essere aggiornata in caso di modifiche del servizio o della normativa. La versione vigente è quella pubblicata in questa pagina.
11. Ricordi inviati dai visitatori
Chi usa il modulo “Lascia un ricordo” comunica nome, email, testo del contributo e, facoltativamente, data, fotografia e collegamento a un video. L’email non viene pubblicata: è utilizzata per la moderazione, la sicurezza e l’eventuale contatto relativo al contributo. Il gestore del memoriale e l’amministrazione ricevono una notifica e possono esaminare il materiale prima della pubblicazione.
Il contributo resta non pubblico fino all’approvazione. Se approvato, nome indicato, testo, data, fotografia o video diventano accessibili online. Il mittente dichiara di poter legittimamente condividere i materiali e di avere informato o acquisito le autorizzazioni necessarie per eventuali persone viventi riconoscibili. È possibile chiedere il ritiro o la cancellazione scrivendo a postmaster@ilricordo.it.